În majoritatea cazurilor, întârzierile nu apar din lipsă de competență, ci dintr-o formulare neclară a sarcinilor. Un task transmis rapid, fără detalii minime, ajunge aproape inevitabil la aceeași întrebare: „ce voiai, de fapt, aici?”. De cele mai multe ori, problema apare înainte ca munca să înceapă: la modul în care este scris brieful.
Un task eficient începe cu acțiunea concretă care trebuie realizată. Formulările generale („te ocupi tu?”, „poți vedea asta?”) sunt prea vagi. O descriere directă a ceea ce trebuie făcut elimină primele neclarități.
Stabilirea rezultatului final
Pentru ca taskul să fie executat corect, este necesar să fie clar cum arată „versiunea finală”: formatul, dimensiunea, nivelul de detaliu sau orice cerințe obligatorii. Lipsa acestor elemente produce interpretări diferite și revizuiri inutile.
O scurtă mențiune legată de limite (ce nu se modifică, ce nu intră în responsabilitate sau ce nu trebuie extins, de exemplu), reduce necesitatea unor clarificări ulterioare. Este un detaliu simplu, dar cu impact semnificativ în comunicare.
Termenul real de predare
Deadline-ul trebuie formulat clar, fără ambiguități sau „ar fi ideal dacă”. Indiferent dacă există sau nu etape intermediare, termenul exact ajută atât la prioritizare, cât și la evaluarea corectă a volumului de lucru.
Exemple care orientează
Dacă există un format preferat, un material similar sau un draft de referință, includerea lui în brief scurtează procesul și reduce riscul revenirii asupra direcției. Exemplele sunt o sursă rapidă de claritate.
Și, în final, clasicul „uitat peste” rămâne cât se poate de eficient. O verificare scurtă a taskului, înainte să fie trimis, poate evita întrebări suplimentare. Dacă, printr-o simplă citire a textului, sarcina poate fi înțeleasă și executată, atunci formularea este suficient de clară.
