Optimizarea costurilor a devenit o preocupare permanentă pentru companii, nu doar o măsură de criză. De la digitalizare accelerată și externalizare până la regândirea politicilor de work from home și restructurarea beneficiilor, organizațiile caută soluții creative pentru a rămâne profitabile fără a-și pierde talentele. Dar cum găsesc organizațiile echilibrul între eficiență și menținerea angajaților motivați?

Această întrebare a fost una dintre temele centrale ale celei de-a treia ediții a evenimentului HR Insights Forum, organizat în luna octombrie a acestui an de AFSRU – Asociația Furnizorilor de Servicii de Resurse Umane, la care Revista CARIERE a fost partener media.

Evenimentul a adus laolaltă lideri din diverse industrii, care au vorbit despre cele mai noi tendințe din resurse umane, productivitate și impactul inteligenței artificiale asupra forței de muncă.

Digitalizarea proceselor de HR nu mai este un moft

„Goana după optimizare, de fapt, nu e goană, e un maraton. Companiile sunt într-o cursă continuă a optimizării, pentru că, până la urmă, scopul ultim al unei companii este să facă profit. Și nu vorbim doar de perioada aceasta, care este, economic vorbind, mai dificilă, ci în mod constant preocuparea companiei este aceea de a face profit, așa se susțin locurile de muncă și se creează locuri de muncă noi”, spune Anca Decu, Director People and Culture la UP România.

Orice discuție despre optimizare în era modernă începe, inevitabil, cu tehnologia. Cele mai mari consumatoare de timp în procesele administrative rămân hârtiile. Adrian Dinu, CEO al Creasoft, subliniază că digitalizarea proceselor de HR nu mai este un moft, ci o necesitate stringentă.

„Cel mai mult timp se pierde pe hârtii – contracte, acte adiționale, modificări legislative. Încurajez pe toată lumea să treacă la semnătura electronică, pentru că toate documentele pot fi generate din șabloane și trimise cu două clicuri spre semnare. Documentele semnate se mută automat în dosarul electronic de personal. Altfel, hârtia se pierde sau se pune greșit”, explică Dinu.

Impactul este uriaș, mai ales în situații recurente, precum modificarea salariului minim. „În loc să printezi și să semnezi mii de acte, sistemul nostru generează documentele în două minute și le trimite automat spre semnare. Softul trimite notificări automate – și angajatului, și managerului. Dacă cineva nu semnează, vezi imediat. Comparativ cu procesul clasic, e o diferență uriașă de timp și eficiență”, adaugă el.

Interesant este că adoptarea tehnologiei nu mai este o provocare nici măcar în zonele considerate tradițional mai reticente, precum cea a lucrătorilor blue collar. Adrian Dinu a povestit experiența unui client care, deși plănuia să instaleze chioșcuri self-service pentru angajați, a descoperit că aceștia au preferat să descarce direct aplicația pe telefon pentru a-și gestiona adeverințele, fluturașii de salariu sau cererile de concediu.

Cum optimizezi fără să superi angajații

Când vine vorba de optimizare, bugetul de beneficii este adesea prima țintă. Dar cum poți reduce costurile fără să declanșezi nemulțumiri în masă?

Anca Decu explică paradoxul: „Odată ce dai un beneficiu și el e acolo, chiar dacă e doar pe hârtie, e mult mai greu psihologic să-l înlături.”

Soluția pe care UP România o aplică intern este bugetul de beneficii flexibile. „Astfel, tu poți să-ți planifici costul pe termen lung, știi deja cât poți oferi, ai o sumă pe care o dai tuturor, iar omul își ia din platformă ce i se potrivește lui”, explică Anca Decu.

În topul preferințelor se află beneficiile cu cea mai bună fiscalitate, precum tichetele culturale, urmate de pensiile private (Pilonul III) sau tichetele de vacanță, alegerile variind în funcție de vârstă, gen și chiar regiune geografică. Un detaliu important: tichetele de masă nu mai sunt considerate de oameni ca beneficiu. Ele sunt un factor de igienă și sunt văzute de angajați ca parte a pachetului salarial.

Într-o corporație, optimizarea este un demers complex, care nu poate fi implementat peste noapte. Răzvan Bratu, Corporate Vice President la Honeywell, avertizează asupra capcanei de a sări direct la soluții tehnologice fără o analiză riguroasă.

„Partea asta de eficientizare nu este o chestie simplă, pentru că, în capcana în care cădem cu toții, avem impresia că le știm pe toate sau că suntem experți într-o zonă și ajungem să ne grăbim să luăm o decizie”, spune el.

În viziunea sa, o abordare structurată este esențială. Totul trebuie să pornească de la o aliniere la nivel de board, unde managementul de top stabilește o viziune clară și priorități strategice, cum ar fi focusul pe client. Odată ce aceste obiective sunt definite, urmează o analiză amănunțită a proceselor interne pentru a identifica problemele reale și blocajele din fluxurile de lucru. Abia după ce procesele sunt înțelese și redesenate se poate discuta despre implementarea soluțiilor concrete, fie că este vorba de schimbări de politici și proceduri sau, în final, de adoptarea unei noi tehnologii.

Cheia succesului, mai ales în organizațiile mari, este depășirea fricțiunilor dintre departamente. „Îți trebuie cel puțin un target comun pentru toate departamentele. Indiferent dacă ești IT, facility, HR, business, nu contează. Dacă targetul nostru este acela de a crește cu cel puțin 10%, și ăsta este un target pentru care eu și tu, și toată lumea suntem plătiți în acel an, cu un cuantum semnificativ din salarizare, lucrurile se schimbă foarte repede”, explică Răzvan Bratu.

Work from home, beneficiu sau frână la productivitate?

Pandemia a schimbat radical modul în care companiile privesc munca de la distanță. Dar ce se întâmplă acum, când presiunea pe costuri crește și multe companii se gândesc să aducă oamenii înapoi la birou?

Răzvan Bratu atrage atenția asupra unui factor de cost adesea ignorat: „În momentul în care o companie a renunțat, de exemplu, la trei etaje de birou din șapte pentru că a adoptat o politică hibrid, dacă mâine vrea să schimbe politica și 100% din oameni să revină la birouri, trebuie să mai pună niște milioane de dolari deoparte anual pentru chirie”.

Perspectiva din piața de recrutare, adusă de Mariana Vaida, CEO Smartemp, completează tabloul. Deși există candidați buni disponibili, aceștia sunt și foarte pretențioși.

„Una din întrebările care ne este pusă este: cât de mult se lucrează remote? Dacă nu se lucrează remote, jobul nu mai devine atât de interesant. Sigur, trendul este să chemi înapoi angajații la birouri. Dar din punctul meu de vedere, nu cred că oamenii vor mai veni full-time. Însă atâta vreme cât candidații și angajatorii, deopotrivă, privesc acest lucru ca pe un beneficiu, este un parteneriat win-win”.

Adrian Dinu are o abordare mai pragmatică pentru compania sa de 30 de angajați: „Am constatat clar că eficiența lucrului de acasă e mai redusă și e foarte greu când ai echipe care trebuie să colaboreze, iar patru oameni, să zic, din echipă sunt la lucru, la birou, și unul e acasă”, spune el, adăugând că la Creasoft s-a implementat un model hibrid cu un număr fix de zile obligatorii la birou.

El a adus în discuție impactul AI asupra productivității: „AI-ul ajută extrem de mult, noi fiind, în grupul principal, companii de software. Nu am dat pe nimeni afară, dar am crescut foarte mult productivitatea”.

Ce ne rezervă următorul an?

Privind spre viitor, experții au perspective variate, dar cu un numitor comun: prudența. Adrian Dinu consideră că anul 2026 nu va fi un an al angajaților, iar Anca Decu completează că „nu va fi un an al exuberanței – nici în recrutări, nici în creșteri salariale. Pe de altă parte, este un fenomen ciclic, nu ceva neașteptat. Este însă o oportunitate pentru companii să se uite mai atent la procese, în profunzime, la optimizări, pentru că în perioadele de creștere rar se face acest exercițiu. Dacă există competențele necesare în interior, această perioadă poate deveni o ocazie bună de consolidare.”

Răzvan Bratu vede o reechilibrare a puterii de negociere: „Cred că ne ducem într-o zonă în care trebuie să înțelegem că top talents, acei 10%–15% din orice organizație, vor avea job și vor avansa. Iar la restul, se schimbă puțin poziționarea. În loc de: «Hai, te rog frumos, nu vrei să vii azi să muncești?», se trece la: «Ia uite de ce am eu nevoie pentru partea asta de business. Te califici pentru chestia asta? Vrei?» Deci, cumva, cred că se reechilibrează balanța între angajator și angajat.”

Mariana Vaida mizează pe colaborare: „Va fi, în perioada următoare, și o etapă în care va trebui să ne uităm spre parteneriate: parteneriate între firme mari și firme mici, parteneriate angajator–angajat, parteneriate furnizor–client. Cred că va fi bine să ne uităm în direcția aceasta.”

În final, maratonul optimizării nu are o linie de sosire. Este un efort continuu de adaptare, inovare și de a păstra încrederea oamenilor.

Rudolf Vizental, CEO Roca Investments: „Ar fi o inconștiență să credem că AI ne va ajuta doar să scriem e‑mailuri mai politicoase sau că va fi un mic suport de decizie”

Revoluția industrială a mutat oamenii în fabrici, cea digitală i-a conectat, iar acum, revoluția AI promite o reconfigurare la fel de profundă. „Ar fi o inconștiență din partea noastră să credem că AI ne va ajuta doar să scriem e-mailurile mai politicos sau că va fi un mic suport de decizie”, spune Rudolf Vizental, CEO al Roca Investments.

Transformarea reală constă în migrarea forței de muncă, o mutație pe care companiile trebuie să o anticipeze, nu doar să o suporte.

Pentru a naviga această complexitate, Rudolf Vizental propune un model strategic bazat pe două axe: pe orizontală, gradul de automatizare și inteligență artificială, iar pe verticală, nivelul de inteligență umană (emoțională și cognitivă). Din intersecția lor rezultă patru tipuri de piețe în care fiecare companie trebuie să se regăsească: mass market, unde există volumul cel mai mare, produse standardizate, automatizare de bază. Este piața de „commodity”, unde prețul este rege. Aici, AI-ul va prelua treptat sarcinile repetitive, iar presiunea pe costuri va fi maximă.

Urmează piața de nișă, unde intervine inteligența umană pentru a segmenta piața și a înțelege nevoi specifice. Este cadranul unde se vinde „pâinea fără gluten”, nu doar „pâinea”. Mixul dintre oameni și tehnologie este esențial.

Piața de loialitate, unde automatizarea avansată și analiza datelor permit crearea de programe de loialitate și discounturi personalizate, precum cele ale companiilor aeriene. Interacțiunea umană este redusă, dar tehnologia oferă un tratament diferențiat și piața personalizată, spațiul experiențelor „custom made”, de la frizer la croitor. Aici, inteligența emoțională și interacțiunea umană ating apogeul, fiind susținute de tehnologie pentru a oferi un serviciu unic.

În viziunea lui Rudolf Vizental joburile pur tranzacționale și repetitive vor fi erodate de automatizare, iar viitorul aparține specializării și interacțiunii umane de înaltă calitate, modelelor de business unde tehnologia și inteligența umană colaborează pentru a crea o experiență superioară.

„Automatizarea aduce eficiență, dar adevărata influență se naște acolo unde aceste două tipuri de inteligență reușesc să facă «click».”

Dacă în fabrici butoanele și roboții înlocuiesc munca manuală, este doar o chestiune de timp până când algoritmii vor face același lucru cu munca intelectuală repetitivă. Industria de outsourcing, construită pe un model de eficiență a costurilor pentru sarcini standardizate, este, prin natura ei, cea mai vulnerabilă. Fără o migrare rapidă către servicii cu valoare adăugată mare, care implică creativitate, strategie și inteligență emoțională, acest pilon al economiei post-criză riscă o erodare accelerată, consideră Rudolf Vizental.

Paradoxal, două dintre cele mai mari constrângeri actuale, respectiv adoptarea lentă a AI de către generațiile seniorilor și integrarea dificilă a tinerilor din Generația Z, pot deveni, împreună, o soluție. Cum? Prin inversarea rolurilor tradiționale.

„Combinând reticența generației mele cu entuziasmul generației tinere, poți crea o colaborare benefică: nu îi aduci pe joburi de tip «lipit timbre», ci îi implici ca ghizi pe un drum pe care tu, ca senior, nu ai mai fost niciodată și pe care singur nu te-ai descurca”, propune Vizental.

Este o viziune în care tinerii devin mentori de tehnologie, primind în schimb mentorat de business și experiență de la seniori. „Două constrângeri care, puse împreună, devin o soluție.”

În ediția de mâine vom publica un nou set de concluzii. Nu ratați articolul:

De la „buhuhu” la partener de lucru: cum arată adopția AI în companiile din România