Multe organizații pierd ore întregi fără să-și dea seama. Nu prin proiecte mari sau erori de planificare, ci printr-un tip de consum invizibil: timpul ascuns în taskuri inutile. Este acel timp care se scurge în activități mici, repetitive, prost definite sau pur și simplu fără valoare dar care, adunate, devin un obstacol major în productivitatea echipelor.

De unde apare timpul pierdut

Timpul ascuns nu vine din haos, ci din rutină. El se acumulează în raportări făcute „pentru că așa se cere”, în aprobări care nu mai au sens, în meetinguri care nu mai clarifică nimic, în mesaje care cer explicații suplimentare pentru taskuri vagi. Fiecare pare neînsemnat în sine, dar împreună creează o cultură în care echipele lucrează mult și avansează greu.

Un indicator clar este diferența dintre efort și progres. Echipele lucrează intens, iar rezultatele avansează, așa cum spuneam, lent. Un alt semn: oamenii simt că nu mai au timp pentru sarcinile importante, deși întreaga zi e plină. În plus, apare un accent prea mare pus pe taskurile „de întreținere”, cele care nu fac decât să mute informația dintr-un loc în altul fără să aducă valoare reală.

Iar aceste taskuri, pe care le putem considera inutile, rezistă în organizații pentru că sunt rareori contestate. Sunt moștenite din procese vechi, apar ca reacții la probleme punctuale sau sunt introduse de lideri care nu mai au vizibilitate în detaliile operaționale. Din exterior, ele par mici, iar din interior par obligatorii: e combinația perfectă care le face să supraviețuiască ani la rând.

CITEȘTE ȘI: Semnele tăcute care arată că o echipă s-a decuplat de la cultura companiei

Ce au liderii de făcut

Procesul începe cu o analiză sinceră: ce activități ar dispărea mâine fără să afecteze rezultatul final?

Apoi, liderii pot corecta zonele în care aprobările sunt prea multe, rapoartele prea detaliate, iar comunicarea prea fragmentată. Un pas important este definirea clară a taskurilor, astfel încât echipele să nu piardă timp cu interpretări, ajustări sau reluări.

În final, eliminarea timpului ascuns nu înseamnă simplificare superficială, ci alinierea activităților la obiectivul real.