Taskurile pornesc cu informații incomplete, oamenii presupun lucruri diferite, iar după câteva zile apare inevitabil întrebarea: „Putem face o scurtă ședință ca să clarificăm?” Dacă scenariul îți sună cunoscut, e pentru că, de multe ori, întâlnirile suplimentare apar nu din lipsă de muncă, ci din lipsă de claritate.
Ori, în acest context, așa-numitul mini-brief de task poate să reducă această problemă fără procese complicate și fără documentație excesivă.
Nevoia de clarificări repetate
Multe taskuri pleacă spre echipă într-o formă vagă: „Trebuie să lucrăm la asta”, „Avem nevoie de ceva rapid”, „Poți să te ocupi?” Fără detalii, context și așteptări clare, fiecare membru al echipei înțelege, așa cum spuneam, altceva. De aici apar diferențele de interpretare care cer ulterior ședințe neplanificate.
Mini-brieful rezolvă exact această problemă: stabilește câteva repere simple înainte ca lucrul să înceapă.
Mini-brief eficient
Nu este un document lung, ci o structură scurtă, de câteva rânduri, care răspunde la întrebările care apar de obicei în ședințele ulterioare:
Obiectivul: ce trebuie să se întâmple la final.
Contextul: de ce facem taskul și cum se leagă de restul proiectului.
Livrabilele: ce formă concretă trebuie să aibă rezultatul.
Termenul limite: până când trebuie finalizat.
Criteriile de succes: ce înseamnă că taskul este „bun”.
Decidentul: cine validează rezultatul final.
Cu aceste informații clarificate din start, cele mai multe confuzii dispar.
Ca să înțelegem de ce, e suficient să observăm că multe întâlniri apar din motive minore: „Nu era clar formatul”, „Nu știam cine aprobă”, „Nu știam cât de detaliat trebuie să fie”, „Credeam că livrăm altceva”. Mini-brieful transformă toate aceste semne de întrebare în informație disponibilă de la început. Astfel, echipele avansează mai rapid, iar liderii nu mai sunt solicitați să „lămurească” ceea ce putea fi clar încă din primele cinci minute.
