Unele procese continuă să ruleze în organizații mult după ce motivele pentru care au fost create au dispărut. Contextul se modifică, echipele se schimbă, prioritățile evoluează, însă anumite fluxuri de lucru rămân „agățate” în sistem, ceea ce le face să consume timp și energie fără să mai producă valoare reală.
Identificarea acestui tip de proces nu este întotdeauna evidentă, mai ales când toată lumea îl tratează ca pe o rutină inevitabilă.
„De ce facem asta?”
Primul semn vine din reacțiile oamenilor. Dacă angajații parcurg un proces „pentru că așa se face”, fără să știe cine folosește rezultatul sau ce decizie depinde de el, este un indiciu clar că acel proces a rămas în urmă.
Procesele sănătoase au o finalitate clară. Cele depășite funcționează pe pilot automat.
Când datele nu mai duc nicăieri
Un alt indicator apare atunci când informațiile care rezultă din respectivul proces nu mai sunt folosite în decizii. Raportări care nu ajung la nimeni, aprobări pe care toată lumea le semnează mecanic, documente care nu modifică nicio acțiune, toate arată o lipsă de legătură între efort și impact.
În plus, procesele create într-un context diferit, mai birocratic sau mai puțin digitalizat, pot deveni obstacole invizibile. Dacă echipele pierd timp cu verificări care nu mai sunt necesare sau cu fluxuri create pentru riscuri care nu mai există, ritmul general încetinește. În astfel de situații, procesul funcționează, dar realitatea pentru care a fost construit nu mai există.
Cum îl identifici
Ca să depisteze procesele depășite, liderii au nevoie de câteva întrebări simple, dar decisive:
„Ce risc controla acest proces când a fost creat?”
„Mai există acel risc?”
„Cine folosește rezultatul final?”
„Dacă mâine am opri procesul, ce s-ar întâmpla concret?”
Aceste întrebări arată rapid care procese mai sunt necesare și care doar persistă prin inerție.
Ce urmează după identificare
Un proces învechit nu se elimină dintr-o mișcare bruscă. Uneori necesită adaptare, simplificare sau integrare într-un sistem mai modern. Alteori poate dispărea complet, fără niciun impact negativ. Important este ca decizia să fie făcută conștient, nu lăsată pe seama obiceiurilor.
