Proiectele pilot pornesc, de obicei, cu un entuziasm comun: șansa testării unei idei noi, cu riscuri controlate și cu promisiunea unor rezultate care pot convinge managementul să investească mai mult. Tocmai acest entuziasm creează, însă, o presiune subtilă: fiecare departament implicat vrea ca proiectul să „iasă bine”. În loc să servească drept experiment real, devine o vitrină. Iar un proiect pilot transformat în exercițiu de imagine își pierde rolul de testare.
Clarifică scopul
Întrebarea de bază nu este „ce vrem să demonstrăm?”, ci „ce vrem să aflăm?”. Un proiect pilot este o explorare, nu o prezentare comercială. Dacă scopul este validarea unei soluții, indicatorii trebuie să urmărească ceea ce e încă incert: unde apar blocaje, ce funcționează doar în teorie, unde intervin oamenii mai mult decât era prevăzut. Când scopul e clar, tentația alegerii unor indicatori care impresionează scade automat.
În plus, dacă un indicator nu are cum să arate un rezultat slab, nu e un indicator util. De exemplu, „numărul de utilizatori care au testat soluția” spune puțin. „Procentul celor care au revenit a doua oară” spune mai multe. Adevăratele date se comportă ca niște semne vitale: pot indica atât progres, cât și probleme.
Protejează proiectul de presiuni interne
În orice organizație, există un impuls natural care ne face să vrem să demonstrăm succesul. Acesta nu este, în sine, un lucru rău, evident. Doar că, în cazul unui proiect pilot, care are rol de testare, e nevoie de un, să-i spunem așa, „spațiu de protecție”.
Echipele trebuie să știe că rezultatele slabe nu aduc penalizări, ci date prețioase. Fără acest cadru, indicatorii vor fi cosmetizați, iar pilotul va deveni doar un raport optimist fără valoare operațională.
Măsoară impactul real
Un pilot produce multe activități: traininguri, întâlniri, teste, conversații. Dar asta nu înseamnă impact. Indicatorii buni privesc rezultatul, nu efortul. Cât timp s-a economisit? Câte erori s-au redus? Ce pas din proces a devenit mai clar? Dacă un proiect pilot nu poate arăta o schimbare în practică, activitatea în sine nu este tocmai relevantă.
Include un indicator de „neprevăzut”
Cele mai interesante date apar din lucrurile care nu au fost planificate. Un indicator dedicat (de exemplu: tipurile de întrebări care apar repetitiv) dezvăluie dacă soluția funcționează în realitate, nu doar în plan.
Ce înseamnă „suficient de bine”?
La fel de important este să fim conștienți de faptul că un proiect pilot nu trebuie să fie perfect, ci suficient de clar încât să justifice următorul pas: extindere, ajustare sau oprire. Definirea unei zone-țintă realiste ajută echipele să privească datele cu mai multă obiectivitate. Și asta pentru că un astfel de proiect nu este o scenă de prezentare, ci un laborator. Dacă organizația măsoară doar ceea ce o avantajează, ratează cea mai importantă oportunitate pe care proiectul pilotul o oferă: aceea care ne permite să luăm decizii informați, pe baza unor date reale, nu pe impresii.
