Sunt acele sarcini de muncă ce care apar în fiecare săptămână, la aceeași oră, în același format: raportul de luni, ședința de marți, statusul de vineri. Nici nu mai au nevoie de brief, pentru că toată lumea „știe cum se face”. Dar exact aici e capcana: e posibil (și se întâmplă des) ca rutina să nu mai însemne eficiență atunci când nu e regândită periodic. Ceea ce odinioară era un instrument util devine, treptat, un consumator de timp invizibil.
Cel mai scump obicei
Multe dintre taskurile recurente s-au născut din nevoi reale: claritate, raportare, coordonare. Problema e că, odată implementate, ele rareori mai sunt evaluate.
O ședință care avea sens într-o echipă de cinci oameni e azi un maraton de 20 de participanți. Un raport creat pentru un proiect pilot continuă să fie completat și după ce proiectul a dispărut. Fiecare „mică” sarcină menținută din inerție adaugă un strat de efort inutil, care rareori e pus în discuție.
Costurile ascunse
Costul nu e doar în orele pierdute, ci și în atenția fragmentată. Fiecare task care nu mai are scop real concurează cu inițiative care chiar contează. Mai grav, repetarea fără reflecție transmite un mesaj în cultura organizațională: „nu punem sub semnul întrebării procesele, doar le executăm”.
În timp, asta erodează curiozitatea și inițiativa. Când nimeni nu mai întreabă de ce facem asta, inovația se oprește. Discret, dar sigur.
Cum regândești rutina
Un exercițiu simplu: o dată pe lună, alege trei activități recurente și întreabă echipa dacă ele încă aduc valoare. Ce ar lipsi dacă nu le-ați face o săptămână? Dacă răspunsul e „probabil nimic”, ai găsit un loc de optimizare.
Înlocuiește sarcinile care doar consumă cu activități care clarifică, conectează sau învață. Nu tot ce e repetitiv e rău, dar tot ce e automat trebuie verificat.
