Comunicarea în scris lasă mult loc pentru interpretare. Fără gesturi, voce sau expresii faciale, mesajele pot fi percepute mai dure, mai urgente sau mai critice decât intenționezi. De aceea, tonul nu e un detaliu cosmetic, ci o parte foarte importantă din modul în care lucrezi cu oamenii.
Clarifică intenția din primul rând
Un mesaj care începe direct cu detalii poate induce tensiune. În schimb, unul care începe cu intenția reduce ambiguitatea. Exemple utile: „Îți trimit context pentru…”, „Am nevoie de o confirmare…”, „Propun o variantă…”.
E mult mai ușor, deci, ca oamenii să citească textul în registrul potrivit atunci când știu ce încerci să faci.
Totodată, un text prea scurt poate părea tăios. Un text prea lung poate părea defensiv. O regulă simplă ne cere să oferim informațiile esențiale + un rând de context. Este suficient cât să evităm întrebările de tipul „dar de ce?”, fără să transformăm mesajul într-un eseu.
E interpretabil?
Cuvinte precum „urgent”, „corect”, „imediat”, „observație” sau „trebuia” pot declanșa reacții negative, chiar și neintenționate. Un sfat care se poate dovedi extrem de util este să fie înlocuite cu alternative neutre: „preferabil azi”, „variantă mai potrivită”, „revin cu o completare”, „nu aveam această info la momentul respectiv”.
La fel de important este și finalul, care lasă impresia dominantă. O concluzie scurtă, stabilă, ajută. De exemplu:
„Dacă ai nevoie de clarificări, sunt aici.”
„Spune-mi dacă vezi altă variantă mai bună.”
„Confirmăm varianta finală când ești gata.”
Testul celor 10 secunde
Recitește mesajul ca și cum nu ai cunoaște contextul. Dacă pare mai urgent, mai dur sau mai critic decât intenționezi, ajustează două lucruri: deschiderea și ultimul rând. De multe ori, acestea sunt suficiente ca să schimbe percepția generală.
