În firmele mici, procesele sunt create ca să aducă ordine, nu ca să devină o sursă de blocaje. Totuși, pe măsură ce apar situații noi, există riscul ca organizația să adauge reguli peste reguli, până când sistemul devine mai greu de folosit decât problemele pe care trebuia să le rezolve.
Multe dintre aceste procese apar din bune intenții, dar ajung să consume timp, energie și atenție.
Un mod simplu de prevenire a acestei expansiuni este revizuirea periodică a proceselor care au fost introduse „temporar”. În multe firme, procedurile create pentru o situație punctuală rămân active ani întregi, deși contextul s-a schimbat complet. O evaluare trimestrială, de exemplu, poate ajuta la eliminarea pașilor care nu mai au utilitate reală.
Complexitatea
Procesele eficiente sunt scurte, clare și ușor de explicat. Dacă un flux intern necesită instrucțiuni lungi sau mai multe documente, este un semn că a fost extins prea mult. În firmele mici, simplitatea contează cât se poate de mult, pentru că echipele lucrează rapid și au nevoie de reguli care nu încetinesc munca.
De multe ori, se introduce un pas nou pentru prevenirea unei greșeli punctuale. Dar o eroare izolată nu justifică, mereu, schimbarea întregului proces. O întrebare utilă este dacă problema apare suficient de des încât să fie nevoie de o regulă suplimentară sau dacă poate fi rezolvată doar printr-o discuție între colegi. Procesele nu pot înlocui comunicarea.
Pentru orice pas nou introdus, o perioadă de testare ajută la clarificare. Dacă după 30 de zile, de exemplu, un proces produce în continuare confuzie sau îngreunează munca, atunci trebuie ajustat sau eliminat. În firmele mici, fiecare pas în plus se simte imediat în ritmul de lucru.
Cel mai important indicator rămâne, însă, feedbackul celor care aplică procesul zi de zi. Ei pot observa rapid dacă un pas adaugă valoare sau doar consumă timp. O întrebare simplă: „Ce ai scoate din acest proces?” poate preveni acumularea de pași inutili și păstra simplitatea care permite unei firme mici să rămână agilă.
