Companiile care au o prezență regională sau națională extinsă se confruntă frecvent cu necesitatea trimiterii angajaților în deplasări de scurtă durată, fie într-un alt oraș din România, fie într-o altă țară. În cazul salariaților care au un loc de muncă fix (în sensul că activitatea profesională este desfășurată preponderent dintr-un singur loc, spre exemplu, de la biroul companiei din București), aceste deplasări impun adesea formalități complexe, de la simple delegări la detașări transnaționale, în funcție de țara în care se efectuează deplasarea și de activitățile pe care salariatul urmează să le desfășoare.

Complexitatea apare chiar și la intersecția dintre timpul necesar deplasării și programul de lucru obișnuit. În funcție de momentul la care salariatul trebuie să ajungă la destinație și ținând cont de mijlocul de transport utilizat, s-ar putea dovedi necesar ca salariatul să plece în călătorie înainte de ora la care începe în mod normal programul de lucru sau chiar cu o zi înainte, poate chiar în weekend. Aceste scenarii generează întrebări esențiale cu implicații juridice semnificative pentru angajatori, spun specialiștii:

• Perioada călătoriei trebuie remunerată ca timp de muncă?

• Poate salariatul să refuze o deplasare care încalcă zilele de repaus sau programul normal de lucru?

Răspunsurile, într-o analiză semnată de Sonia Bălănescu, Managing Associate D&B David și Baias și Marius Barbu, Senior Associate D&B David și Baias, redată integral în cele ce urmează:

„Pentru a răspunde la întrebările de mai sus, este fundamental să înțelegem calificarea timpului petrecut în deplasare. Timpul de muncă este definit de lege drept acea perioadă în care salariatul prestează muncă, se află la dispoziția angajatorului și își îndeplinește sarcinile și atribuțiile. Întrucât nu există o definiție a timpului de odihnă, prin contrast, acesta este orice perioadă de timp care nu constituie timp de muncăm conform principiului "no grey zones" (fără zone gri) consacrat de jurisprudența Curții de Justiție a Uniunii Europene (CJUE). Acest principiu exclude existența unor perioade ambigue, care nu reprezintă nici timp de muncă, nici timp de odihnă.

Astfel, rezultă că timpul aferent călătoriei în interes de serviciu spre destinația decisă de angajator trebuie calificat fie ca timp de muncă, fie ca timp de odihnă. Jurisprudența instanțelor europene (CJUE, dar și EFTA Court), a conturat trei criterii esențiale pentru această delimitare:

• Activitate în contextul relației de muncă: Deplasarea pentru îndeplinirea unor sarcini trasate de angajator implică, în mod inerent, o activitate desfășurată în contextul relației de muncă.

• Punerea la dispoziția angajatorului: Deși un salariat care călătorește către un loc de muncă diferit de cel fix sau obișnuit poate avea un anumit grad de flexibilitate (respectiv de alegere) în ceea ce privește mijloacele de transport și rutele alternative de călătorie, pe durata deplasării salariatul în cauză se află sub coordonarea angajatorului, care are posibilitatea de a anula, modifica sau adăuga anumite sarcini. Prin urmare, salariatul trebuie considerat ca fiind la dispoziția angajatorului pe perioada în care călătorește.

• Activitate inerentă muncii: Atunci când îndeplinirea sarcinilor impune deplasarea la o altă locație decât cea obișnuită, deplasarea este intrinsecă activității profesionale, fiind indisolubil legată de aceasta și, prin urmare, timpul aferent deplasării reprezintă timp de muncă.

Așadar, concluzia este clară: în majoritatea situațiilor în care salariații se deplasează în afara locului lor de muncă fix sau obișnuit, timpul aferent deplasării trebuie calificat ca timp de muncă și tratat, respectiv remunerat ca atare.

Consecințele calificării timpului de deplasare ca timp de muncă. Ce obligații au angajatorii

Calificarea ca timp de muncă a deplasărilor efectuate în afara programului de lucru are diverse implicații:

A. Remunerarea și pontajul corect

Timpul aferent deplasării trebuie înregistrat în pontaj ca perioadă lucrată, iar salariatul trebuie remunerat cu salariul de bază aferent orelor petrecute în deplasare. Omiterea sau înregistrarea eronată poate atrage sancțiuni contravenționale.

B. Munca suplimentară și dreptul la refuz

De cele mai multe ori, călătoriile în afara programului normal de lucru conduc la depășirea duratei standard de 40 de ore săptămânale, generând astfel muncă suplimentară. Acest lucru atrage două consecințe: (i) pe de-o parte, munca suplimentară trebuie compensată de angajator cu timp liber plătit în următoarele 90 de zile, iar dacă nu este posibil, trebuie compensată cu un spor la salariu de cel puțin 75%, (ii) pe de altă parte, deoarece munca suplimentară necesită acordul salariatului, acesta are dreptul să refuze efectuarea deplasării care ar implica depășirea programului normal de lucru.

Atenție specială trebuie acordată salariaților part-time, pentru care legislația interzice munca suplimentară. Aceasta înseamnă că un salariat part-time poate să călătorească în interes de serviciu numai în timpul programului său de lucru, nu și în afara acestuia.

C. Repausul zilnic și săptămânal – un risc major

O consecință adesea subestimată, dar cu impact sever, este impactul deplasărilor asupra respectării repausului zilnic și săptămânal.

• Întreruperea Repausului Săptămânal: Plecarea în deplasare în timpul zilelor de repaus săptămânal (de exemplu sâmbăta sau duminica) vor întrerupe repausul săptămânal obligatoriu de 48 de ore consecutive.

• Încălcarea Repausului Zilnic: Plecarea în călătorie dimineața devreme, în funcție de ora la care s-a finalizat lucrul în ziua anterioară, s-ar putea să conducă la întreruperea repausul zilnic obligatoriu (12 ore consecutive, respectiv 8 ore pentru salariații care lucrează în ture).

Încălcarea regulilor privind repausul zilnic și săptămânal implică multiple riscuri pentru angajatori, dar și pentru administratorii acestora, respectiv:

• Amenzi semnificative: Inspectoratele Teritoriale de Muncă (ITM) pot aplica amenzi substanțiale.

• Răspunderea angajatorului în caz de accident de muncă: În contextul deplasărilor, mai ales cu autoturismul, riscul de accident de muncă este sporit. Într-o astfel de ipoteză, nerespectarea normelor privind timpul de muncă și odihnă poate agrava semnificativ răspunderea angajatorului.

• Răspunderea penală a administratorului: Cel mai grav, în scenariul unui accident de muncă în care se dovedește nerespectarea condițiilor de timp de muncă și repaus, se poate angaja chiar răspunderea penală a administratorilor companiei.

Concluzii și recomandări

Gestionarea corectă a timpului de muncă și a timpului de odihnă în cazul deplasărilor este mai mult decât o formalitate administrativă, este un pilon esențial al unei culturi organizaționale și un scut împotriva unor riscuri juridice grave. Angajatorii trebuie să conștientizeze că o abordare proactivă și conformă nu doar că respectă drepturile salariaților, ci previne amenzi, litigii costisitoare și, în cazuri extreme, angajarea răspunderii penale a administratorilor, în special în situația nefericită a unui accident de muncă”, se arată în analiza citată.