Orice companie care crește are nevoie de procese. Fără ele, echipele se încurcă între decizii, priorități și responsabilități. Dar, paradoxal, exact aceste structuri menite să aducă ordine pot deveni, în timp, obstacole. Un proces are nu mai e regândit riscă să devină o adevărată capcană birocratică: încetinește, încurcă, și mai ales, îndepărtează oamenii de scopul real al muncii.
Cu alte cuvinte, procesele sunt eficiente atâta timp cât servesc unei nevoi clare. Problema apare când nevoia dispare, dar procesul rămâne.
De exemplu, aprobările multiple, gândite inițial pentru controlul calității, devin în timp un lanț de amânări. Sau rapoartele zilnice, create pentru transparență, ajung să fie completate doar „ca să fie”.
Semnul clar că un proces s-a transformat în birocrație e atunci când nimeni nu mai știe de ce există, dar toți știu că „trebuie făcut”.
Simplificarea nu e lipsă de rigoare
Mulți lideri evită să reducă etapele de teamă că vor pierde controlul. În realitate, controlul vine din claritate, nu din complexitate.
Un proces sănătos e unul care elimină pași pe măsură ce echipa se maturizează, nu adaugă. La fiecare revizuire, întreabă: ce pas de aici adaugă valoare reală și ce pas doar transferă responsabilitatea? Dacă nu poți justifica o etapă printr-un beneficiu concret, e momentul să o elimini sau să o automatizezi.
Procesul ca sprijin
Procesele funcționează atunci când sunt înțelese și asumate, nu doar impuse.
Implică echipa în definirea lor și testează-le la scară mică. Înlocuiește instrucțiunile rigide cu repere clare: ce trebuie să obținem, nu neapărat cum. Atunci când oamenii înțeleg scopul, se pot adapta la realitate fără să piardă direcția.
