Un proces bine documentat nu este acela care are cele mai multe pagini, ci acela care poate fi înțeles rapid și aplicat corect. Dacă ai nevoie de jumătate de oră ca să explici pașii unui flux de lucru, nu ai un proces clar, ai un manual de supraviețuire. Două minute pot fi suficiente ca să transmiți esența, dacă procesul a fost gândit pentru oameni, nu pentru documente.
Semnele clarității
Un proces explicabil în două minute are trei trăsături principale:
Are un scop ușor de reținut. Oricine poate spune în câteva cuvinte de ce există și ce rezultat urmărește.
Are pași simpli. Dacă nu poți enumera ordinea acțiunilor fără să consulți un fișier, procesul e prea complicat.
Are un punct clar de responsabilitate. E limpede cine face, cine aprobă și când se consideră finalizat.
Documentarea bună nu înseamnă să scrii tot, ci să scrii doar ce trebuie știut pentru ca cineva nou să poată începe fără blocaje. Restul (detaliile, excepțiile, exemplele) pot fi atașate ca resurse secundare.
Unde se rupe simplitatea
Cele mai multe procese devin greoaie nu din cauza complexității muncii, ci din frica de greșeală. Echipele adaugă reguli, aprobări și variații, până când nimeni nu mai știe care este „versiunea corectă”.
Un test simplu: dacă doi oameni diferiți explică procesul în moduri complet diferite, documentarea e de fapt o colecție de opinii, nu o referință.
Cum verifici dacă funcționează
Roagă pe cineva recent intrat în companie să urmeze procesul doar din fișă, fără ajutor. Dacă reușește, e semn că documentarea e clară. Dacă are nevoie să întrebe de câteva ori „și acum ce urmează?”, procesul e doar descris, nu înțeles. Un proces bun se explică singur, tu doar îl povestești.
