Ambiguitatea este unul dintre cele mai puțin vizibile, dar, în același timp, influente blocaje dintr-o organizație. Nu apare sub forma unei erori evidente, nu generează alarme, nu conduce neapărat la conflicte. În schimb, se infiltrează în taskuri, în ședințe și în deciziile de zi cu zi. Asta încetinește ritmul fără ca cineva să poată spune exact de ce. Iar efectul acumulat este același: procesele care ar trebui să dureze ore ajung să dureze săptămâni, iar rezultatele devin greu de prezis.
Când instrucțiunile sunt incomplete, când rolurile nu sunt clare sau când scopul final se schimbă în funcție de cine îl explică, echipele intră într-un ciclu de clarificări continue. Nimeni nu greșește explicit, dar toată lumea revine cu întrebări, amână livrări sau ajustează lucruri deja finalizate. Ambiguitatea rareori blochează un proces definitiv, însă îl fragmentează, îl prelungește și îl face imprevizibil.
Semnale că ambiguitatea a intrat în fluxul de lucru
Există câteva indicii discrete care apar în orice echipă: aceeași întrebare adresată de mai multe persoane, documente care circulă în versiuni diferite, decizii care nu rezistă mai mult de câteva zile sau taskuri „întoarse din drum” pentru că „nu sunt exact ce trebuia”. Chiar și ritmul ședințelor spune multe: dacă fiecare întâlnire devine una de reclarificare, nu de avansare, ambiguitatea este deja prezentă.
Unul dintre cele mai utile exerciții este următorul: alege un proces important și roagă trei persoane implicate să descrie, separat, scopul lui final și pașii necesari ca să fie atins. Dacă răspunsurile sunt diferite, chiar și nuanțat, ambiguitatea este deja instalată.
De asemenea, întreabă echipa ce parte din proces le ia cel mai mult timp „fără să fie clar de ce”. Răspunsurile țin rar de complexitate tehnică. Cel mai des țin de lipsa unui criteriu clar de reușită.
Ambiguitatea, ca risc
În timp, costurile ei sunt mai mari decât pare: scade viteza, crește frustrarea, iar calitatea rezultatelor nu mai e constantă. Asta nu înseamnă că echipa are nevoie de un control mai strict, ci de o hartă mai clară: de cuvinte precise, responsabilități bine definite și obiective stabile.
