Toată lumea vorbește despre reforma statului și de cât de importantă este ea. Toată lumea vorbește despre necesitatea introducerii unui sistem de management al performanței în instituțiile publice, similar cu cel din companiile private. Din nefericire, majoritatea oamenilor cred că instituțiile publice sunt la ani lumină distanță de un astfel de sistem. Însă instituțiile publice sunt foarte aproape de implementarea unui astfel de sistem.
Să explic puțin de unde vine optimismul. Prin jalonul 419 din PNRR, în Parlament a ajuns o propunere de politică publică care presupune inclusiv introducerea unui sistem de evaluare a performanței (denumire utilizată în sectorul public pentru managementul performanței).
Iatǎ cum aratǎ sistemul de management al performanţei propus prin proiectul de lege, sistem similar cu cele utilizate în companiile private:
Douǎ standarde de performanţǎ: obiective și competenţe.
Competenţele comportamentale, denumite în legislaţie competenţe generale, au fost stabilite anterior încǎ din anul 2022 printr-un proiect realizat de Agenţia Naţionalǎ a Funcţionarilor Publici (ANFP) împreunǎ cu Banca Mondialǎ și sunt diferite în funcţie de locul ocupat în ierarhia instituţionalǎ. Adicǎ, pe mǎsurǎ ce urci în ierarhie, numǎrul acestor competenţe crește și se modificǎ și indicatorii comportamentali ce definesc competenţa.
Cele douǎ standarde vor fi mǎsurate pe o scalǎ de la 1 la 5, cu definiţii clare pentru fiecare notǎ în parte.
Obiectivele primesc la rândul lor ponderi în funcţie de importanţa alocatǎ.
Cele douǎ standarde de performanţǎ au aceeași pondere atunci când se calculeazǎ nota finalǎ ce determinǎ și calificativul anual.
Pregǎtirea introducerii unui sistem de management al performanţei nu s-a limitat doar la definirea proiectului de lege. Au fost instruiţi sute de oameni din instituţiile publice centrale, inclusiv din instituţiile teritoriale ce ţin de acestea, dar și din instituţiile locale în ceea ce privește implementarea, conform celor mai bune practici de HR, a unui astfel de sistem de management al performanţei.
Cursurile au cuprins modul în care se stabilesc obiectivele SMART, inclusiv despre importanţa obiectivelor cantitative și calitative, a obiectivelor de tip lagging care privesc rezultatele trecute și pot fi observate doar retrospectiv, și a celor de tip leading, care pot orienta acţiunile cǎtre performanţa viitoare.
Participanţilor la curs li s-a prezentat și sistemul de tip Balanced Scorecard specific pentru instituţiile publice, sistem ce ar permite nu doar urmǎrirea indicatorilor de eficienţǎ operaţionalǎ, ci și integrarea dimensiunilor legate de cetǎţeni, procese interne și dezvoltarea personalului. Participanţii la curs au înţeles și importanţa organizǎrii ședinţelor de calibrare a obiectivelor, ca bunǎ practicǎ de aliniere a obiectivelor și de stabilire echitabilǎ din punctul de vedere al dificultǎţii acestora. În ceea ce privește competenţele generale, li s-a prezentat modul în care se face evaluarea acestor competenţe și cum se poate reduce cât mai mult subiectivitatea evaluǎrii acestora. S-a vorbit aici și de faptul cǎ managerii ar trebui sǎ ţinǎ un jurnal al angajatului în care sǎ-și noteze ce se întâmplǎ în activitatea de zi cu zi legat de diferitele competenţe ce urmeazǎ a fi evaluate, dar și despre ședinţele de calibrare a evaluǎrilor care sǎ reducǎ erorile de evaluare precum stricteţea evaluatorului, îngǎduinţa evaluatorului, eroarea centralǎ sau eroarea de recenţǎ etc.
O porţiune din cursuri a fost alocatǎ modului în care se acordǎ feedbackul relativ la performanţǎ, despre rolul de coach al fiecǎrui manager.
Toate aceste concepte au fost incluse în webinarii asincron și sincron în posibilitatea de a parcurge toate elementele ce trebuie învǎţate cu ajutorul platformei de microlearning Code of Talent (CoT), dar și în cursuri faţǎ în faţǎ organizate în sistem TtT (Train-the-Trainer). Înregistrarea webinariilor, dar și materiale adiţionale precum ghidul evaluatorului, ghidul persoanei evaluate sau filme didactice legate de modul în care se face evaluarea performanţei și se acordǎ feedback se pot gǎsi pe site-ul ANFP (Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici) pentru cei care nu au participat la curs și vor sǎ înveţe.
Mai e doar un pas, trecerea legii prin Parlament, pentru ca angajaţii din instituţiile publice sǎ fie evaluaţi similar cu angajaţii din companiile private. Sistemul propus e similar cu cel folosit în mediul privat, dar, ca și în mediul privat, utilitatea lui depinde de modul în care top-managementul se raporteazǎ la sistem. Dacǎ sistemul nu este corect implementat, nu va schimba lucrurile, așa cum se întâmplǎ și în mediul privat.
Ce înseamnǎ corect implementat? Pentru mine înseamnǎ cǎ cei din conducerea instituției fac lucrurile ca la carte, adicǎ stabilesc corect obiective, participǎ la ședinţele de calibrare, dacǎ în instituţie se hotǎrǎște cǎ acestea sunt necesare (ședinţele de calibrare nu sunt incluse în proiectul legislativ), urmǎresc performanța propriilor subordonaţi și fac coaching cu aceștia, își fac treaba din poziţia de contrasemnatari ai evaluǎrilor subordonaţilor propriilor subordonaţi, oferǎ feedback de câte ori este nevoie și țin întâlnirile de evaluare conform celor mai bune practici. Dacǎ top managementul va face aceste lucruri, atunci și middle managementul le va face cu aceeași dedicare, iar rezultatele vor fi cele așteptate.
