Aproximativ 70% din datele critice pentru funcționarea unei companii trec prin sistemele de payroll, de la salarii și beneficii până la coduri fiscale, pontaje și informații despre centrele de cost. Cu toate acestea, numeroase organizații încă nu valorifică pe deplin acest volum semnificativ de date, rezultă din noul studiu Compliance, accuracy and visibility: the 3 non-negotiables in modern European payroll, lansat de Forvis Mazars.

Bazat pe opiniile a peste 1.000 de lideri din domeniile payroll, resurse umane și financiar din 13 țări, studiul evidențiază modul în care payroll-ul a evoluat de la o funcție strict operațională la un pilon strategic pentru încrederea organizațională, guvernanța datelor și experiența angajaților.

Realizat în parteneriat cu Transiris, cel mai recent studiu îmbină analiza cantitativă a datelor din sondaje cu interviuri calitative cu lideri C-level și experți în payroll din companii cu operațiuni în multiple jurisdicții. Cercetarea arată că organizațiile europene recunosc tot mai clar rolul central al funcției de payroll, un domeniu care asigură conformitatea transfrontalieră, protejează integritatea afacerii și consolidează încrederea angajaților.

Transformarea conformității într-un avantaj strategic

Raportul evidențiază că 60% dintre liderii din payroll se confruntă cu dificultăți când trebuie să țină pasul cu modificările legislației muncii, iar 62% consideră actualizările frecvente de reglementări drept una dintre principalele provocări operaționale. Într-un context internațional, fiecare jurisdicție introduce un plus de complexitate prin propriile reguli, termene și cerințe de raportare. Pentru angajatorii care își desfășoară activitatea la nivel internațional, accesul la expertiză locală a devenit esențial.

Aproape jumătate dintre respondenți (48%) consideră conformitatea legislativă un criteriu decisiv în alegerea între gestionarea internă a payroll-ului și externalizarea acestuia. Totodată, peste jumătate (53%) se bazează pe furnizori externi pentru a asigura acuratețea calculelor și alinierea la cerințele legale, iar un procent similar (53%) apelează la consultanți juridici și fiscali pentru o interpretare aprofundată a reglementărilor.

„În spatele fiecărui fluturaș de salariu se află un număr care poate consolida sau poate submina încrederea. Payroll-ul reprezintă una dintre cele mai valoroase surse de date dintr-o organizație, reunind informații critice pentru departamentele de HR și financiar. Atunci când aceste date sunt corecte, conforme și ușor de interpretat, payroll-ul nu mai este doar un proces operațional, ci se transformă într-o sursă strategică de informații pentru întreaga companie”, afirmă Ioana Vlad-Rădulescu, Partner, International Payroll & Compliance, Forvis Mazars.

Acuratețea: fundamentul încrederii

În toate piețele analizate, acuratețea rămâne cea mai importantă așteptare atât pentru angajați, cât și pentru angajatori. Aproape o treime dintre organizații semnalează erori în calculul salariilor, iar una din cinci recunoaște că aceste greșeli au afectat încrederea angajaților. Într-o piață a muncii extrem de competitivă, în care retenția talentelor și reputația angajatorului sunt esențiale, chiar și o singură eroare de payroll poate genera efecte neproporționat de mari, potrivit sursei citate.

Cercetarea Forvis Mazars arată că tot mai multe companii integrează controale interne, audituri și practici proactive de guvernanță a datelor în structurile lor de payroll. Aproximativ 47% dintre organizațiile chestionate derulează audituri periodice, iar 43% au echipe interne dedicate pentru a întări controlul și transparența. Pe măsură ce acuratețea devine un imperativ, payroll-ul câștigă vizibilitate la nivel de board și este recunoscut tot mai clar ca un contributor direct la fiabilitatea organizațională și la integritatea brandului

Una dintre cele mai relevante constatări ale raportului este că aproximativ 70% din datele critice pentru funcționarea unei companii trec prin sistemele de payroll, de la salarii și beneficii până la coduri fiscale, pontaje și informații despre centrele de cost. Cu toate acestea, numeroase organizații încă nu valorifică pe deplin acest volum semnificativ de date.

„Acuratețea în payroll este non-negociabilă - chiar și o singură eroare poate avea un impact disproporționat asupra încrederii și moralului angajaților. În Europa Centrală și de Est, companiile se pregătesc pentru o nouă eră a transparenței, în care egalitatea salarială, conformitatea și un payroll orientat pe date vor deveni esențiale pentru competitivitate și credibilitate”, subliniază Jana Boštíková, Partner, HR & Payroll, Forvis Mazars în Republica Cehă.

Atunci când sunt integrate eficient, datele de payroll pot oferi perspective strategice valoroase pentru planificarea forței de muncă, managementul riscurilor și prognoza financiară. Însă, în absența automatizării și a unor sisteme integrate, organizațiile se confruntă cu fragmentare și vulnerabilități de securitate.

Deși potențialul este semnificativ, aproape 60% dintre companii raportează diferențe notabile în calitatea serviciilor de payroll furnizate de partenerii lor externi.

Oportunitatea majoră se află în adoptarea automatizării, mai ales în contextul în care doar 17% dintre companii dispun de sisteme de monitorizare a conformității, esențiale pentru transformarea datelor de payroll în informații strategice care pot ghida deciziile de business.

Automatizare și expertiză umană

Automatizarea remodelază funcția de payroll în întreaga Europă, însă tehnologia nu poate acoperi singură toate nevoile. Studiul arată că 45% dintre lideri văd optimizarea proceselor și reducerea costurilor ca principale provocări, însă mai puțin de unul din cinci au implementat soluții automate de monitorizare.

Transparența salarială

Egalitatea salarială a devenit un punct central pe agenda companiilor europene. Ca urmare a Directivei UE privind transparența salarială (2023/970), organizațiile trebuie să analizeze și să publice diferențele de remunerare între femei și bărbați, iar atunci când acestea depășesc pragul de 5%, să implementeze măsuri corective în termen de șase luni.

Raportul arată că 45% dintre liderii de HR consideră politicile de compensare o provocare majoră, iar 51% dintre organizații ar schimba furnizorul de payroll pentru un sprijin mai solid în materie de conformitate. Chiar dacă o companie are un departament intern de payroll, schimbările tot mai frecvente ale legislației fac necesar sprijinul unui furnizor specializat. Într-un astfel de cadru, rolul echipelor de payroll devine esențial pentru menținerea acurateței, transparenței și echității salariale, arată sursa citată.

„Deși compensațiile și conformitatea rămân în centrul agendei de HR în întreaga regiune CEE, liderii din România depășesc aceste priorități - peste jumătate dintre ei indică atragerea și retenția talentelor drept cea mai urgentă provocare”, subliniază Cătălina Călinescu, Partner, HR & Payroll, Forvis Mazars în România. „În acest context, transparența salarială joacă un rol decisiv. Atunci când angajații înțeleg modul în care sunt stabilite remunerațiile și văd echitatea integrată în proces, încrederea, implicarea și loialitatea pe termen lung cresc în mod vizibil”.